BVVB KLACHTENREGELING (VvE Beheer Haarlem)

1 Begripsomschrijving

Klacht

Een schriftelijke uiting van ontevredenheid over een geleverde dienst of medewerker.

Klager

De VvE cliënt of diens vertegenwoordiger, die een klacht indient.

Klachtenregeling

Dit document waarin vermeld staat op welke wijze klachten worden behandeld.

Klachtenfunctionaris

De persoon die de klacht registreert en voor afhandeling verantwoordelijk is.

Klachtenformulier

Het door klager te gebruiken formulier voor melding en motivering van de klacht. Voor invulling ervan gelieve u naar onze website www.VBhaarlem.nl te gaan.

2 Doel

2.1 Het vastleggen van de oorzaken van klachten (klachtenanalyse) en daar lering uit te trekken.

2.2 Door middel van een goede klachtenafhandeling bijdragen aan behoud van de VvE cliënt en verbetering van het klantencontact.

2.3 Een serieuze klacht serieus behandelen als zijnde een deur naar verbetering van de dienstverlening.

3 Behandeling

3.1 Mondeling. Voor zover nog niet is gedaan, kunt u contact met ons opnemen voor een persoonlijk gesprek. Veelal leidt dit sneller tot een oplossing.

3.2 Schriftelijk.

• U vult het klachtenformulier volledig in. Onvolledig ingevulde en anonieme formulieren worden niet in behandeling genomen.
• De klachtenfunctionaris neemt de klacht in behandeling.
• De klacht wordt geregistreerd (dossiernummer).
• Binnen 2 weken na ontvangst van de klachtenmelding volgt bevestiging aan u met daarin vermeld de reactietermijn.
• Het klachtenonderzoek duurt maximaal 4 weken en start op de dag, dat de klacht bij ons is geregistreerd.
• Indien meer tijd voor onderzoek nodig is, berichten wij u hierover per email.
• Na de onderzoekstermijn ontvangt u een schriftelijke en gemotiveerde reactie (van de directie).